Planification & Logistique :
Organisez, automatisez et pilotez chaque session de formation en toute simplicité
De la planification à la clôture de session : un cycle logistique & administratif entièrement structuré et automatisé
Coordonner les intervenants, réserver les salles, envoyer les convocations, gérer les absences, archiver les documents : la logistique d’une session de formation mobilise un temps considérable et multiplie les risques d’erreur dès que le volume augmente.
Avec Eleo Training, l’ensemble du cycle logistique & administratif est structuré, automatisé et traçable.
Planifiez et organisez chaque session sans conflit ni ressource manquante
Planification intelligente des sessions
Dates, lieux, effectifs, sites, disponibilités des participants et ressources mobilisées : chaque session intègre l’ensemble des contraintes organisationnelles, sans risque de conflit de réservation.
Gestion des inscriptions
Localisation, population cible, disponibilités, prérequis, capacités d’accueil : les inscriptions sont cadrées selon vos critères, les sessions se remplissent de manière cohérente.
Logistique et gestion des ressources
Salles, équipements, matériel pédagogique, outils informatiques, véhicules, ressources techniques : disponibilités contrôlées en temps réel depuis un espace unique.
Automatisation des tâches et des communications
Tâches générées automatiquement, convocations avec intégration calendrier, relances paramétrables : vos équipes se concentrent sur l’essentiel.
Génération automatique des tâches logistiques
À chaque session créée : relance des organismes, transmission aux formateurs, préparation des documents, gestion des salles et accès distanciels : Un plan d’action structuré sans construction manuelle.
Communications automatisées
Ouverture des inscriptions, confirmations, convocations avec pièces jointes et invitation calendrier (Outlook, Google Agenda), rappels, modifications, annulations: chaque communication part au bon moment.
Gestion documentaire et traçabilité
Programmes, conventions, feuilles de présence, attestations, factures, supports, évaluations : centralisés dans un espace sécurisé dédié à chaque session. Émargement électronique en option via Edusign.
Suivi administratif et financier
Coûts, absences et désistements suivis en détail par session. Dépenses ventilées avec précision pour le pilotage budgétaire et l’analyse de l’activité formation.
Eleo Training, c’est aussi …
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des communications envoyées automatiquement
économisées par mois par gestionnaire de formation
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FAQ : Planification & Logistique
Comment planifier efficacement des sessions de formation dans un environnement multi-sites ?
Eleo intègre l’ensemble des contraintes organisationnelles dans la planification : dates, lieux, effectifs, sites, disponibilités des participants et des ressources.
Les conflits de réservation sont détectés en amont et chaque session est construite sur une base fiable.
Pour les organisations multi-sites, les règles de visibilité et d’accès aux sessions sont configurables par entité, site ou population cible, garantissant une planification cohérente à l’échelle de l’organisation.
Comment automatiser l'envoi des convocations et des rappels de formation ?
Eleo gère automatiquement l’ensemble des communications liées au cycle de vie d’une session : ouverture des inscriptions, confirmations, convocations avec pièces jointes, rappels, modifications et annulations.
Les convocations intègrent une invitation calendrier compatible Outlook et Google Agenda.
Les délais d’envoi sont entièrement paramétrables pour réduire les absences. Tout envoi automatique peut être relancé manuellement si nécessaire.
Quels documents peut-on centraliser dans Eleo pour une session de formation ?
Eleo centralise l’ensemble des documents administratifs et pédagogiques liés à chaque session dans un espace sécurisé dédié : programmes, conventions, feuilles de présence, attestations, habilitations, permis, factures, supports de formation, évaluations, comptes rendus et documents réglementaires.
Les formats PDF, Word, Excel et les principaux formats bureautiques sont pris en charge.
L’émargement électronique est disponible en option via Edusign.
Comment suivre les coûts et les absences par session de formation ?
Eleo permet un suivi détaillé des coûts, absences et désistements pour chaque session.
Les dépenses sont ventilées avec précision par session, entité ou population, facilitant le pilotage budgétaire et l’analyse de l’activité formation.
Ces données sont accessibles directement depuis la plateforme.
Est-il possible de gérer les tâches logistiques automatiquement pour chaque session ?
Oui. À chaque création de session, Eleo génère automatiquement les tâches administratives et logistiques associées : relance des organismes, transmission aux formateurs, gestion des salles, préparation des documents, accès distanciels.
Un système d’alertes et de relances automatiques garantit le respect des échéances par chaque intervenant, avec la possibilité de relancer manuellement tout envoi si la situation l’exige.
Un besoin ? Une question ?
